【インタビュー事例】国際協力銀行様 公文書管理システム構築

　株式会社国際協力銀行（以下、国際協力銀行）は、コロナ禍を契機に増加したテレワーク需要と、働き方改革の変容の加速化等への対応を背景に、アナログだった法人文書管理をデジタル化した。「intra-mart※１」と「invoice Agent文書管理※２」を連携し、公文書等の管理に関する法律（以下、公文書管理法）に基づく厳格なライフサイクル管理を保ちつつ、文書の作成・決裁から保管・廃棄までを一元化。場所を問わない決裁が可能になり、柔軟な働き方も実現した。

※1.株式会社NTTデータ・イントラマートが提供するエンタープライズ・ローコードプラットフォーム
※2.ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する文書管理ソリューション

【課題】
紙ベースの決裁、管理によりテレワークや出張時の業務遂行に一部制約
印刷、原本の厳格な授受管理、手作業による廃棄など紙運用に伴う事務・管理コスト

　国際協力銀行は「国際ビジネスの最前線で、日本そして世界の未来を展きます。」を企業理念に掲げる日本の政策金融機関だ。日本にとって重要な資源の海外開発・取得、日本の産業の国際競争力の維持・向上、地球環境の保全、そして国際金融秩序の混乱防止に関する分野で、融資・保障・出資等の業務を行っている。事業の特性上、融資先は海外事業を展開する日本企業から外国政府、海外の公的機関、海外企業まで多岐にわたり、年間の出融資・保証承諾額は2〜3兆円規模に達する。

　2021年度～2023年度を対象とする第4期中期経営計画では、「新常態に対応する効率的な組織運営」に取り組んでおり、そのうちの一つが「電子決定・文書管理システムの導入」だ。同行では、業務上作成するほぼ全ての文書を「法人文書」として公文書管理法に基づき管理しているが、従来は作成から保管まで、一貫して紙媒体で行っていた。

　そのため、決裁者の海外出張時に社内稟議書の正本決裁に制約が生じるなど、「場所の制約」がスムーズな業務進行の妨げになることがあった。さらに、決裁書類の回付、ステータス管理、原本管理の事務負担が大きい点、過去の文書の検索に手間がかかるといった点は長年の課題だった。その解決に向け、デジタル化に舵を切るきっかけになったのが、コロナ禍だ。

　当時、経営企画部総務課で法人文書関連業務のデジタル化を主導した企画部門 人事室 給与課・調査役の齋藤 景介 氏は、次のように振り返る。
「コロナ禍をきっかけに、公用携帯電話や在宅勤務用パソコンを配布するなど、テレワーク環境の整備を急速に進めた。その一環として、法人文書の決裁・管理システムを導入することになった」

【ソリューション】
ワークフロー×文書管理システム連携で法人文書の決定、保管、廃棄までを一元管理
公文書管理法に則った厳格かつ緻密な社内ドキュメントのライフサイクル管理をシステムで効率化

　齋藤氏は「当行は、政府系機関として公文書管理法に基づいて厳格かつ緻密に法人文書の管理を行っている。intra-martとinvoiceAgent 文書管理との組み合わせは、公的機関特有の厳格なライフサイクル管理要件を満たしていた」と話す。

　法人文書は種類に応じて保存年限等の区分が定められており、従来、同行では紙の書類を属性ごとに分けてパイプ式ファイルに綴じ、バーコードを付与して必要な情報を台帳システムに登録していた。この書誌管理の仕組みを使い、年に一度、「クリーンキャンペーン」と称して全法人文書の棚卸しも行ってきた。新システムの文書管理基盤は、電子化された法人文書についても公文書管理法で求められている書誌管理を実現した上で、「クリーンキャンペーン」を含む関連業務を効率化できる機能を備えていることが具体的な要件となった。

　齋藤氏と同じく、導入当時、経営企画部総務課に所属していた産業ファイナンス部門 産業投資・貿易部 第2ユニット 副調査役の賀数 弘一 氏は、次のように説明する。
「invoiceAgent 文書管理は、法人文書の属性ごとに細かく厳密にフォルダ分けして管理できる点を高く評価した。全文検索やハッシュタグ検索など従来のアナログな公文書管理にはない概念も実装できる点で優れていた。また、当行の決裁フローは社内規則で厳格に定められており、出融資案件は、出融資金額や環境・社会への影響度合い、プロジェクトの性質などによって、決定権限者や合議が必要な部署が変わる。intra-martは当行の複雑な承認ルートにも柔軟に対応できるところを評価した」

　また、intra-martとinvoiceAgent 文書管理のスムーズな連携により、決裁された法人文書が属性ごとに適切な場所に自動で保管される仕組みを構築できることも重要なポイントだったという。齋藤氏は「以前は紙の書類を回付して決裁を完了し、ファイルに格納するまでが一連の業務の流れだった。これをシステム上で分断することなく、エンドユーザーにシステム間の切れ目を意識させないシームレスな業務環境を構築できる点も、フォーカスシステムズの提案の優れたところだった」と評価する。

　製品選定後、2022年8月に導入プロジェクトを本格的にスタートさせた。フォーカスシステムズの支援について齋藤氏は、「公的機関ならではの緻密で独特な文書管理ルールを理解してもらうのは難しかったと思うが、デモ機を用意してもらい実際に動くものを見ながら認識や意図のすり合わせを行うなど、密にコミュニケーションを取りつつプロジェクトを進め、予定した期日にシステムをリリースすることができた」と評価する。

【効果】
場所を選ばない決裁により、テレワークを組み合わせた柔軟な働き方が定着
紙媒体文書の点検・廃棄プロセスが削減され、
人為的ミス防止体制の更なる強化にも繋がり、文書の検索性も向上

　現在、国際協力銀行全体で法人文書管理システムを利用しており、毎月千単位の文書を新たに登録している。保管対象となる既存の紙文書の大部分を電子化し、法人文書を新システムで管理。当初の最重要課題だった、リモートワークなど多様な働き方への対応という点で、既に大きな成果が出ている。

「時期にもよるが、相当数の職員が出張やテレワークの時もあり、法人文書管理のデジタル化により出張中や在宅でも決裁が可能になったことは、職員の多様な働き方を後押ししている。また、デジタル化によりオフィス内で紙の文書を保管するスペースが空いたため、社内のオフィスレイアウトを一新してグループアドレス化するなど、職員ごとのスタイルや業務の特性に合わせて環境を選べるようになったのも、デジタル化施策が進んだからこそだと感じている」（齋藤氏）

　業務効率化やコスト削減も効果が出始めている。齋藤氏は「紙で管理していた時代は、ファイルを一つ一つ目視で確認して物理的に廃棄するというプロセスがあった。その作業が削減され、ほとんどの社内ドキュメントの廃棄プロセスがシステム上で一括処理できるようになったことは、効率化とともに人為的なミスを防止する体制を一層強化することにもつながった」と手応えを語る。

　今後の展望としては、ユーザーからの改善要望について、必要性を精査した上で実装を進めていくとともに、生成AIなどの新しい技術を可能な限り活用して、電子化した社内ドキュメントの更なる有効活用方法を検討していきたい、としている。「当行では、さまざまなキャリアを持つ職員が活躍している。経験が浅い職員でも、社内規則などが業務のハードルになることなく、本業に集中できる環境を作っていければと考えている」と齋藤氏は語る。

基本情報

社名：株式会社国際協力銀行
設立：2012年4月
事業概要： 日本および国際経済社会の健全な発展に寄与することを目的に設立 。一般の金融機関が行う金融を補完しつつ、資源の開発・取得、産業競争力強化、地球環境保全、国際金融秩序の安定に関する分野で融資・保証・出資等の業務を実施する。
URL　https://www.jbic.go.jp/ja/index.html

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