【自社導入事例】
営業支援ツール「intra-mart DPS for Sales」導入

　当社（株式会社フォーカスシステムズ）は独立系SIerとして業界業種問わずシステムインテグレーション全般の提案をしており、各案件の提案状況や顧客情報などの営業情報はExcelベースで管理・運用していた。しかし、組織拡大やテレワーク需要の拡大に伴い、従来のExcelベースでの管理・運用による正確かつ迅速な意思決定を阻害する要因となっていた。
　そこで当社はNTTデータ イントラマート社が提供する「intra-mart DPS for Sales」を導入。ツール活用の定着化に向けた運用設計の見直しと併せることで営業報告に掛かる業務時間を67％削減した。
　

課題

　当社では、営業情報をExcelファイルで管理しており、社内会議では各営業担当者が都度入力・更新し、営業担当者が会議で報告していた。

　しかし、Excelファイルは社内サーバでの保管のため「外出先から営業情報が閲覧できない」ことやフリーテキストでの入力による「営業情報の記載粒度のばらつき」、社内会議の報告用に「毎週のデータ抽出・報告資料作成」といった定常的な業務負荷などの様々な課題が生じていた。

　さらに、営業組織・事業規模の拡大による案件数の増加や、2020年には新型コロナが蔓延したことによるテレワーク対応が急務になったことから、従来のExcelでの管理・運用では限界を迎えており、当社はそこから脱却するために営業支援ツールの導入に踏み切った。

解決方法

　導入にあたり様々な製品と比較検討が始まった。検討当時も既にSFA市場には様々な製品がリリースされていたが、テレワーク等の課題への対応も急務であったことから「スピーディに導入・運用できる営業支援ツール」であることが求められた。そのような中、当社ではNTTデータ イントラマート社が提供する「intra-mart DPS for Sales」の導入を決定した。
　当製品は営業支援ツールとして必要な機能を標準機能として豊富に持ち合わせており、当社が求めていた「スピーディに導入・運用できる営業支援ツール」というニーズにマッチしていた。また、当社はパートナーとしてintra-martを20年以上取り扱っており、intra-martベースで開発された当製品の使いなれたUI・アーキテクトであったことも導入を後押しした。

　こうして当社ではDPS for Salesの標準機能をベースにシステム導入を進め、無事にリリース出来た。これにより従来の営業情報管理から効率化されると思っていたが…うまくいかなかった。営業担当者の中で営業支援ツールの利用が浸透・定着化しなかったのである。その理由としては大きく２点ある。

未定着の理由①：管理したい項目と不要な必須項目のギャップ

　標準導入をベースに進めていたことで、自社の運用に適さない必須項目が散見されていた。システム利用者である営業担当者にとって、システム上に案件を登録・更新する上で不要な必須項目への入力は心理的な負担に繋がり、システム利用のモチベーションの低下させる要因となっていた。
　逆に、営業担当者が入力・管理したい項目が表示されず、重要な情報は依然として営業担当者ベースで属人化しているケースも散見された。一部では、重要な情報をDPS for Sales上のフリーテキスト欄に入力するという運用回避も実施していたが、営業担当者ごとに記載粒度が変わることで情報粒度のバラつきが発生し、正確な案件情報の蓄積には至らなかった。

未定着の理由②：営業情報の未登録・未更新の常態化

　DPS for Salesに登録した情報を報告資料（Excel）に転記するという二重入力の作業が発生していたため、担当者が報告資料（Excel）に直接入力・更新したり、最低限の情報しかシステム上に登録・更新しないという状況に陥っていた。
　これらを解決するために、当社では「営業支援ツールの運用設計の見直し」が必要であると判断し、以下３点の施策を打ち出した。

施策①：システム利用を強制化する仕組み「入力必須項目の設定・DPSを利用した報告運用」

　入力必須項目と任意項目を明確化（再設定）することで営業担当者に依存せず、営業情報の均一化を実現した。さらに社内会議での報告はDPS for Sales上に作成した案件一覧画面を投影・報告することで、営業担当者はDPS for Salesだけに入力すれば報告資料への転記作業が不要となり、システム利用に対する心理的なハードルを下げた。

施策②：システムを利用をしたくなる仕掛け「DPS活動実績数を評価制度に反映」

　DPS for Salesに登録する活動実績数を営業担当者の評価制度に組み込むことで、営業担当者が自発的にシステムを利用するようになった。また、活動実績数をランキング化する画面を作成することで営業担当者同士の競争心を刺激するような仕掛けも講じた。

施策➂：システム利用を定着化させる働きかけ「DPS登録情報への個別アドバイス・ユーザ要望の随時反映」

　責任者や上長から営業情報の登録・更新を定期的に行ない、営業担当者の登録内容に応じて上長やチームメンバーから個別アドバイスするという運用を実践した。さらに、定期的にシステムへの改善要望を集計し、スピーディにシステム改修することでシステム利便性の向上に繋げることにした。
　人力によるアナログな取り組みにはなるが、営業担当者が入力・更新した情報に対するフィードバックがあることで営業担当者のシステム利用を促進し、利用する中で改善要望が挙がれば改修を行うことでシステム利用を促すという好循環を生むことを見据えて実行した。

効果

DPS for Salesの導入と運用設計の見直しに取り組んでから数か月後、社内では様々な効果が表れた。
　はじめに、当初の課題であった「外出先からの営業情報の閲覧」に関しては、ネットワーク接続可能な環境があればPC・スマートフォンからDPS for Salesにアクセスすることが出来るようになった。これにより、営業担当者は客先での商談後、すぐに商談情報の入力・更新が可能となり、上長や責任者も商談情報を外出先から閲覧し、チャットツールや電話などでアドバイス・指示を行うことで商談の鮮度が落ちないうちに次回アクションを打ちやすくなった。

　次に、「毎週のデータ抽出・報告資料作成」の面でも大きな改善が見られた。従来は社内会議用のデータ抽出・報告資料作成と、報告資料の説明としての週１回の定常作業が発生していたが、DPS for Sales後は、社内会議用の案件一覧画面を作成し、営業担当者が入力した案件情報をリアルタイムに反映させ、案件情報の登録・更新が発生した際には関係者に通知が飛ぶように設定した。これにより、従来のデータ抽出・報告資料作成は不要となり、社内会議では事前通知を確認した上で会議に参加するため、従来の会議および事前準備（データ抽出含む）に掛かる時間を約67%削減することができた。

　その他、営業組織内ではカスタマーサクセスチームやマーケティングチームが新たに組成され、既存顧客／見込顧客へのアプローチ戦略の立案やアプローチ状況の管理はDPS for Salesの標準機能・拡張機能を活用することで従来型の営業活動からより高度化された営業活動を管理・実行できるようになった。

フォーカスシステムズが提案する営業支援ツール活用例

SIer×エンドユーザ両方の知見を併せ持つ当社だからこそ提案できるintra-mart DPS for Salesの活用法をご紹介！
お客様の「こんな画面を見たい！」「この観点で分析したい！」といったご要望も広く承っております。

セミナー情報

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NTTデータ イントラマート社との共催セミナーにて、当社の営業支援ツール導入に至るまでのノウハウや運用設計、導入する中で苦労したポイントを赤裸々に語っています。